Gevinstrealisering i sammenhengende tjenester – mer komplekst, samme tilnærming

Offentlig sektor skal tilby sammenhengende tjenester som setter brukerne i sentrum. For å lykkes må det rettes et større fokus mot hvordan man realiserer gevinster fra utvikling av tjenestene.

Vil du vite mer

Dersom du ønsker å vite mer kontakt:

Iris Maria Makridis

Iris Maria Makridis

Seniorkonsulent
T: +47 924 71 481

Rune Dypdalen

Senior Consultant
T: +47 474 50 579

Av Iris Maria Makridis og Rune Dypdalen 

Brukernes behov skal stå i sentrum og det offentlige skal fremstå som én samlet enhet. Det innebærer å jobbe på tvers av de tradisjonelle tjenestelinjene og å skape verdi i fellesskap. Å lykkes med sammenhengende og brukervennlige tjenester vil stille større krav til systematisk arbeid med gevinstrealisering. 

Samarbeid på tvers øker kompleksiteten i hvordan tjenester utvikles og leveres. Vi må derfor ha en systematisk tilnærming til hvordan vi kartlegger, forankrer og styrer etter gevinstene vi ønsker å oppnå. Vi må være i stand til å fortelle historien om hvorfor og hvordan vårt utviklings- og endringsarbeid førte oss akkurat dit vi ville. 

En sentral metodikk i verktøykassen for offentlig sektor

Gevinstrealisering er i og for seg ikke noe nytt. Det har vært på dagsorden i offentlig sektor i over 10 år. Prosjektveiviseren ble lansert i 2009 og har viet stadig mer oppmerksomhet til gevinstrealisering. For 10 år siden etablerte også DFØ den første veilederen til gevinstrealisering, som senere er videreutviklet. Til tross for flere støtteverktøy for gevinstrealisering har det skjedd få merkbare endringer i offentlige virksomheters evne til å realisere gevinster, ifølge tall fra IT i praksis 2020. 

De fleste opplever fortsatt at det er utfordrende å jobbe systematisk med å realisere gevinster fra egne endringstiltak, enten det gjelder økonomiske, effektivitets- eller kvalitetsmessige gevinster. Tall fra IT i praksis viser at 80 % av offentlige og private digitaliseringsansvarlige peker på manglende kultur og prosesser for gevinstrealisering som en av de største barrierene for å realisere virksomhetens strategiske målsettinger. 

De dokumenterte effektene uteblir …

Riksrevisjonen har også pekt på at mange statlige virksomheter ikke lykkes med gevinstrealisering fra digitaliseringsprosjekter. En gjennomgang av 11 statlige IKT-prosjekter for perioden 2007−2013, som har en anslått totalkostnad på 1 mrd. kroner, viser at kun et fåtall virksomheter kan dokumentere systematisk og målrettet arbeid med gevinstrealisering. 

Undersøkelsen viser videre at systematisk arbeid gjennom prosjektforløpet øker muligheten for at virksomhetene kan dokumentere sine realiserte gevinster. Alle de undersøkte IKT-prosjektene hadde etablert et utgangspunkt for å gevinstrealisering, men dette arbeidet ble ikke fulgt opp med hensyn til å strukturere og følge opp forventede gevinster.

Når ikke strategiske målsettinger

Flertallet av IKT-prosjektene hadde gennomført målinger etter at IKT-løsningen ble tatt i bruk. Dette var målinger som i hovedsak viste status for innføring og bruk av løsningen, og i mindre grad rettet mot gevinstene1.  Vi ser fortsatt i 2020 at gevinstrealisering ikke jobbes tilstrekkelig med. Dette hindrer offentlige virksomheter fra å nå sine strategiske mål. 

1 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeid med gevinstrealisering i statlige IKT-prosjekter. Riksrevisjonens administrative rapport nr. 1 2015. 

Svar på spørsmål Hvilken påstand beskriver best din virksomhets arbeid med gevinstrealisering? fra digitaliseringsansvarlige og virksomhetsansvarlige i offentlig sektor, 2020.

For å nå målene om mer brukervennlige og sammenhengende tjenester i tiden som kommer, er en systematisk tilnærming til gevinstrealisering en sentral faktor. Den gode nyheten er at det allerede finnes etablerte og velprøvde metoder og verktøy for gevinstrealisering som kan tas i bruk av hvem som helst. 

De fem gevinstvettregler

Mange virksomheter syns det er utfordrende å komme i gang med gevinstarbeidet. Det skorter særlig på felles innsikt om hvorfor gevinstrealisering er viktig og hvordan man jobber med det i praksis. Vår anbefaling til virksomhetene er å gjøre seg kjent med og praktisere Rambølls gevinstvettregler, som for øvrig også er sammenfallende med prinsippene som ligger til grunn i modell for arbeid med sammenhengende tjenester.  
 
  1. Begynn planleggingen i tide
  2. Kjenn destinasjonen
  3. Tegn et kart
  4. Reis sammen
  5. Hold kursen og del erfaringer

1. Begynn i tide
Jo tidligere man kommer i gang med å identifisere og strukturere gevinstene, dess lettere blir det med oppfølging underveis og evaluering til slutt. Tidlig involvering, forankring og etablering av eierskap med beslutningstakere og nøkkelinteressenter er svært viktig i tidlig fase. Inviter dem inn, still spørsmål, og tilrettelegg slik at samtlige får en felles forståelse av problem, behov og hvilke gevinster man forsøker å realisere. Parallelt er det hensiktsmessig å tilføre innsikt om hvorfor gevinstene skal være i fokus i prosjektet eller programmet. Tankesettet som ligger til grunn for gevinstrealisering er sunn fornuft for de fleste, men praktiseres av svært få.

Begynn derfor i tide med å etablere gode prosesser, strukturer og styringsformer som understøtter en systematisk praksis for gevinstrealisering.  

2. Kjenn destinasjonen 
Bli kjent med hvordan den fremtidige situasjonen, eller destinasjonen, ser ut for innbyggerne og virksomhetene som er involvert og berøres. Hvordan er den nye praksisen og atferden hos brukerne og de ansatte når gevinstene er realiserte? Hva konkret er endret der fremme, og hva innebærer endringene for de ulike partene? 

Ved å bruke tid på dette tidlig i forløpet, øker sannsynligheten for at man i fellesskap kommer seg frem til den ønskede destinasjonen. 

3. Tegn et kart
Når et felles bilde av destinasjonen er etablert, er det en fordel å tegne opp skrittene på veien. Hva er sammenhengen mellom tiltakene som gjøres og gevinstene man ønsker å realisere? Hvilke konkrete aktiviteter vil lede frem?

For å på plass en felles forståelse av dette, kan gevinstkart være et godt verktøy. Gevinstkartet fungerer godt i samskapende prosesser med nøkkelinteressenter, og kan brukes til å kommunisere prioriterte gevinster og veien dit overfor eksempelvis prosjekteier, styringsgruppe og så videre. For å ikke miste destinasjonen ut av synet, er det en fordel om skrittene på veien oppdateres med jevne mellomrom i lys av ny innsikt og nye erfaringer. 

4. Reis sammen 
Mange har en antakelse om at gevinstrealisering handler utelukkende om kostnader og måling. Vår er faring er at det handler vel så mye om (endrings)ledelse og andre prosesser som tilrettelegger for gevinstrealisering. 

Man må få med seg menneskene på den reisen som skal gjennomføres. Det må gjøres et grundig arbeid for å kartlegge og konkretisere hvor gevinstene vil treffe, i hvor stor grad og hvem som er ansvarlig for å følge dem opp. Virksomhetene som samarbeider må inngå en gjensidig forpliktelse om at innsatsen vil vedstå, selv om noen kanskje vil høste større gevinster enn andre. Å gjennomføre endringsreisen sammen er helt avgjørende for å lykkes med gevinstrealiseringen.  

5. Hold kursen og del erfaringer 
På reisen er det nyttig å ha en plan og noen planlagte stopp underveis. Ved stoppunktene kan man sjekke kart og kompass for å få informasjon om hvor langt vi har kommet på veien, hva som er neste skritt og hvor langt det er til planlagt destinasjon. Planlagt oppfølging og styring underveis gjør det enklere å gjennomføre en god evaluering av reisen etter at den er gjennomført. Det blir lettere å vise hvilke gevinster som faktisk er realisert. 

Samtidig er en sentral del av gevinstarbeidet å lære fra erfaringer og å dele erfaringer. Vi må stille spørsmål om hva har vi lært, hvilke erfaringer vi har fått, hvilke justeringer vi kan gjøre til neste gang, og hvem andre kan dra nytte av våre erfaringer. Det bidrar til læring i det pågående utviklingsarbeidet, samtidig som det kan være verdifullt for andre som planlegger å gjennomføre lignende endringer. Til slutt kan det vekke interesse for å jobbe systematisk med gevinstrealisering. Det vil bidra til at oppfatningen rundt gevinstarbeid ikke utelukkende handler om tall, men om kontinuerlig læring i jobben man gjør. 

Gevinstvett gir gevinstkultur 

Ved å bli kjent med disse gevinstvettreglene og innføre dem i egen praksis, vil man sakte men sikkert bygge opp en gevinstkultur i de involverte virksomhetene. En gevinstkultur som tilrettelegger for at gevinstene identifiseres, planlegges, eies og styres etter.

De mest avgjørende ingrediensene er systematikk, et øye for læring, og å erkjenne at det handler vel så mye om ledelse som om målinger. Et slikt tankesett vil styrke fremtidig utvikling av sammenhengende tjenester i offentlig sektor, og etter all sannsynlighet bidra til at flere gevinster faktisk vil realiseres. 

Rambøll

Rambøll
Besøksadresse: Harbitzalléen 5, 0275 Oslo
Postadresse: Postboks 427 Skøyen, 0213 Oslo
Tel:22 51 80 00

Mail: firmapost@ramboll.no

Andre sites

Andre sites