Hvordan vil virksomheter styre og forvalte dokumenter, data og informasjon i fremtiden?

Rambøll har bidratt med erfaring innen scenarioplanlegging og fremtidsanalyse, og involvert Norsk Arkivråds medlemmer for å utvikle fremtidshistorier som peker mot følgende problemstilling: Hvordan ser fremtidens dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring ut?

Gjennom intervjuer og workshoper har Rambølls konsulenter sett på utfordringsbildet i dag, sentrale drivkrefter fremover og mulige fremtidsbilder av hvordan fremtiden kan se ut knyttet til styring og forvaltning av data og informasjon. Konklusjonene er samlet i en rapport som ble presentert ved Norsk Arkivråds jubileumsfeiring den 7. desember 2021.

Du kan lese rapporten i sin helhet her og få en kort oppsummering herunder.

Et fagfelt i en kontinuerlig utvikling

Styring og forvaltning av data er et felt med stor og konstant utvikling og det stiller store krav til ledelse og medarbeidere.

- Gjennom intervjuer og workshoper har vi sett at fagfeltet informasjonsstyring og dokumentasjonsforvaltning står i stadig utvikling innenfor metoder, kompetanser og teknologi, sier Hege Helvik, prosjektleder fra Rambøll Management Consulting. Noen sentrale utfordringer fagfeltet står i er at de:

• Forventes å levere mer for mindre
• Jobber parallelt med en rask digitalisering
• Mangler at kompetansen er smalet på et sted
• Ikke oppnår god nok forståelse for fagfeltet
• Manuelle oppgavene erstattes av automatisering

Drivkrefter som vil påvirke fagfeltet fremover

En sentral del av fremtidsanalysen er å identifisere drivkrefter med stor grad av påvirkning. De drivkreftene som med høy grad av sikkerhet vet hvordan utvikler seg, kaller vi for tunge trender. For fremtidens dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring ser vi at følgende tunge trender vil påvirke i stor grad:

• Tjenesteorganisering: Sammenhengende tjenester med brukeren i sentrum
• Offentlig økonomi: Færre midler i offentlig sektor
• Næringslivsøkonomi: Vekst i datadrevet økonomi
• IKT-kompetanse: Underskudd på IKT-kompetanse og særlig i dokumentasjonsforvaltning
• Omfang av data og dokumentasjon: Eksponentiell vekst i data og dokumentasjon
• Muliggjørende teknologier: Økt automatisering av manuelle oppgaver
• Bærekraft: Økende krav til sporbarhet og data
• Personvern: Økende krav om å sikre sensitiv data

Flere ukjente faktorer spiller også en rolle

Samtidig er det en rekke drivkrefter som er mer usikre hvordan vil utvikle seg fremover. Ledelsesfilosofi – hvorvidt man jobber smidig og tillitsbasert eller i større grad detaljstyrt – vil påvirke fagområdet, men hvordan det kommer til å utvikle seg vet vi ikke.

- Bruken av data får også stor betydning. Vi vet at krav og forventninger til åpen data – hvorvidt man deler data på tvers i stor grad, eller holder dataen lukket i hver virksomhet – også vil påvirke fagområdet. Men her vet vi heller ikke hvordan det kommer til å utvikle seg, forklarer prosjektmedlem Peder Stampe.

Basert på de usikre drivkreftene har Rambøll laget fire scenarier for hvordan fremtidens dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring ser ut. De kan du lese om i rapporten.